Manfaat Continuous Improvement

Apa itu Kaizen? Kaizen = Continuous Improvement.

Sebelum kita mengupas lebih dalam manfaat KAIZEN dan sejauh apa KAIZEN mampu mendongkrak performansi serta kinerja karyawan di perusahaan-perusahaan yang telah mengaplikasikannya ada baiknya kita pahami dahulu tentang “kualitas”. Rasanya bukan hal baru apa yang disebut dengan kualitas itu sendiri. Tapi tahukah rekan-rekan semua apa makna kualitas yang sebenarnya? Quality=kualitas merupakan segala sesuatu yang mampu memenuhi keinginan atau kebutuhan pelanggan (meeting the needs of customers )seperti : produk tanpa cacat, kehandalan produk, pelayanan 24 jam tanpa biaya, keramahan pelayanan, pembelian produk melalui telpon dan penyerahan dirumah, dsb. Keistimewaan kualitas tersebut dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dan untuk itu dibutuhkan inovasi dan pengembangan secara terus menerus, atau yang biasa kita kenal sebagai KAIZEN (continues improvement ).

XEROX, perusahaan mesin fotocopy telah merasakan besarnya manfaat dari KAIZEN. Hasil studi pertama kali yang dilakukan oleh Xerox pada tahun 1982 terhadap performansi perusahaan menunjukkan bahwa dibandingkan dengan perusahaan sejenis dari Jepang, Xerox memiliki sembilan kali lebih banyak jumlah pemasok/supplier, tujuh kali lebih banyak dalam hal kerusakan manufacturing (defect), dua kali lebih panjang dalam hal waktu tunggu produk (product leadtime), dan menggunakan waktu lima kali lebih panjang dalam hal set up a production line. Hal ini membuat Xerox tidak mampu bersaing dengan perusahaan-perusahaan fotocopy Jepang, karena harga jual mesin fotocopy Xerox yang lebih tinggi di pasar. Melihat kondisi tersebut maka Xerox melakukan perubahan (improvement) mendasar sebagai berikut :

1. Menciptakan struktur unit bisnis strategis.
2. Mendengar apa yang diinginkan pelanggan.
3. Melakukan studi bencmarking dalam setiap fungsi dan department untuk mengukur produk, pelayanan dan praktek-praktek bisnis perusahaan terhadap pesaing.
4. melibatkan pekerja untuk berpartisipasi dalam mempengaruhi kualitas kerja dan kehidupan mereka (culture). Tujuannya adalah menjamin bahwa pikiran/ide/bakat dari para pekerja secara lengkap dan kreatif diterapkan untuk memecahkan permasalahan dan kepuasan pelanggan.
5. Memanfaatkan kekuatan dari setiap pekerja dan setiap departemen dengan mendefinisikan tujuan-tujuan manajemen yang jelas.

Dalam periode 5 tahun yang berakhir pada tahun 1987, Xerox berhasil mengurangi rata-rata ongkos manufaktur sebesar 20 %. Leadtime produk sampai ketangan pelanggan berkurang sampai 60%, dan penerimaan per-orang (revenue-per-person) yang merefleksikan produktifitas tenaga kerja dalam divisi besar dari Xerox meningkat sebesar 20 %. Akhirnya pada decade 1990-an Xerox telah menjadi pemimpin dalam pasar mesin-mesin fotocopy.

Dari uraian diatas kita bisa melihat bahwa manfaat KAIZEN bukanlah isapan jempol semata.  Xerox bukanlah satu-satunya perusahaan yang telah menikmati manisnya hasil KAIZEN. Beberapa perusahaan besar yang telah membudayakan KAIZEN dan memperoleh manfaatnya diantaranya : Toyota, Astra Honda Motor, GE, Motorolla, dan masih banyak lagi lainnya. Jatuh bangunnya sebuah perusahaan sangat tergantung peran aktif karyawan dalam menggalakkan proses KAIZEN.